文書管理の重要性

仕事をする男性

ビジネスの継続にあたっては、契約書等の文書管理が大変重要になってきます。
法的には会社法で計算書類等、株主総会議事録、取締役会議事録等の重要書類の保管が義務付けられていますが、契約書や業務記録といった会社経営上の重要書類も必ず保管しておく必要があります。
中でも契約書管理は重要ですが、これは現在訴訟社会となってきており、かつてより裁判に至る事例が増加し訴訟額も大きくなってきているため、その法的根拠となる契約書の重要性が高まってきているからになります。

マニュアルの必要性
しかし、こうした文書管理は利益に直接結びつかない業務であるため人的リソースを配分することが困難であり、また情報共有の観点から、社内での閲覧を容易にするため、社員の誰もが共通の方法で保管することが求められます。
一方社業の継続に伴い契約書管理等の業務は増え、保管すべき書類も増加していくので、効率的な文書管理が一層求められていきます。
この様な状況の下、会社業務を滞りなく遂行するためには、文書管理のマニュアル作成が必要となります。

マニュアルのポイント
文書管理のマニュアル作成のポイントとしては、文書管理のシステム化、文書保存形式の共通化、文書管理規定の作成と周知といった事項が挙げられます。
そしてこれらの事項は管理部門から現場部門、正社員から契約・派遣社員まで全ての社員が実践することが求めらるため、理解しやすく、簡素化されたマニュアルであることが必要となります。
また近年では、ビジネス上の信頼性を得るためにISO認証の導入が各企業で進められていますが、この規格では効率的かつ徹底した文書管理が求められているため、その素地を作るためにもマニュアル作成は必要とされてきています。

マニュアルのスリム化

パソコンを見ている人

会社によっては、これまでの社内規定の10倍ものマニュアルを作成した所もあるそうですが、そのようなマニュアルを全社員に浸透させるのは困難です。
そこで、現在使用している社内規則を補てんする形でマニュアルを作る会社も多くなってきました。
このやり方であれば、社内規則を社員に再認識する形で、マニュアルを浸透させることができます。
要は仕事のやり方に無駄を省き、より良い環境で仕事ができるかという理念に基づけば、文書管理も難なく行えるということです。

マニュアル作成は大事

パソコンをいじる男性

会社の書類関係で大事な事にマニュアル作成があります。
マニュアルとは従業員のためにあるものであり、誰もが同じような質で働く事ができるように作成するものです。
マニュアルには、仕事の事について細かに書かれており、全員がマニュアル通りに仕事をする事によって誰がしても同じような結果をもたらす事ができます。
特に飲食店や販売店などお店を沢山展開していると、マニュアル作成は必要です。
マニュアルがないとお店によって仕事の出来が違ってきます。

分かりやすく作成

パソコンと手

マニュアル作成する時には、従業員が見ることになりますので分かりやすく作成する必要があります。
例えば文字だけで仕事の説明ややり方を説明するだけでなくて、絵や図面を使用して説明していくと分かりやすいです。
また、仕事だけでなくて飲食店なら手洗いの仕方、調理器具の洗い方などを記載する事によってさらに質が良いお店に仕上がります。
マニュアル作成は、手間がかかってしまいますけど会社にとってはとても重要な事です。

書類管理は丁寧に

腕を組む男性

会社の書類関係で大事な事の1つに文書管理があります。
例えば従業員の労働契約書や他の企業と提携する時に書いた契約書など契約書管理は重要です。
もし、なくしてしまいますと大変な事になりますし、会社の信用も下がってしまうからです。
他にも沢山の書類がありますので、文書管理というものは丁寧に行っていく必要があります。
重要なものは、きちんと責任者を決めてその責任者を中心に厳密に管理していくようにします。
紛失は致命的です。

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